第一章 总 则

第一条 为贯彻落实国家深化科技体制改革，完善科研项目资金管理，形成充满活力的科技管理和运行机制，根据《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）、《山东省人民政府办公厅关于改革完善省级财政科研经费管理的实施意见》（鲁政办发〔2022〕6号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于使用纵向科研项目资金、横向科研项目资金和院级科研资金所举办（含主办、承办）的各类业务性会议。

（一）国内业务会议。是指因科研业务需要举办的业务性会议，包括：学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会和答辩会等。

（二）在华举办的国际会议。是指报经上级批准的在我国境内举办的国际会议。会议举办者根据会议内容和会议的性质选择相对应的会议类型，按规定程序进行审批确定。

第三条 各部门按照以人为本、实事求是、精简高效、厉行节约的原则举办各类会议，通过扩大项目负责人自主权，调动科研人员创新创造的积极性，形成充满活力的科研管理体系。

第二章 会议审批

第四条 科研项目会议应由科研项目负责人编制会议预算和方案，有收费项目和票据需求的需提前报财务处备案。会议预算包括：会议通知、参加会议人数、工作人员数量、所需经费及资金列支渠道等。在华举办国际会议应按规定提前履行审批手续。

第五条 会议优先安排在学校会议室、报告厅、礼堂等场所，国内会议原则上应安排在淄博市党政机关会议定点场所。不得在私人会所和明令禁止的风景名胜区召开。

第六条 各部门举办的科研项目会议应有明确的经费来源，并做到收支平衡。使用财政拨款科研项目举办的会议，不得再向参会人员收取费用；使用多种渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，举办单位可适当向参会人员收取会议费。有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议,明确双方权力和责任。

第七条 各部门召开会议应改进会议形式，充分利用电话电视、视频网络等新媒体和现代信息技术，在保证会议质量前提下，降低会议成本，提高会议效率。

第三章 会议费开支范围和标准

第八条 举办科研项目会议开支范围包括：会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文印费、办公文具、医药费等，国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费用。交通费主要指用于会议统一组织代表考察、调研等发生的交通支出。

第九条 科研项目会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，会议费综合定额标准如下：

（一）综合定额中其他费用包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、资料印刷费、医药费、国际资料翻译费等。

（二）使用纵向项目科研资金、院级项目资金举办会议的，应在批准的会议额度内按照综合定额标准执行，执行过程中如有调整或追加，应按学校相关程序办理。使用横向项目科研资金举办会议的，参照本综合定额执行，如合同有约定，从其约定，执行过程中如有调整或追加，按照委托方要求或合同约定执行。

（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不调剂使用。

第十条 下列费用可纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可参照执行《新2会员管理端10888科研项目差旅费管理办法（试行）》中差旅费标准报销，横向科研项目合同另有约定的，从其约定。

（二）会议论文集出版费可在出版费中列支。

（三）会议同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

（四）会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询、讲座等劳务性费用，按照《新2会员管理端10888科研项目专家咨询费管理办法（试行）》有关规定报销。在华举办国际会议所需费用标准不得超过财政部发布的《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）文件规定。

第四章 报销管理

第十一条 会议费报销遵循“随报随销”原则，部门应及时整理各项资料和票据，办理报销手续，会议费报销时应提供：

（一）会议通知（含会议议程）；

（二）会议费预算表；

（三）会议费支出明细单；

（四）实际参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式）；

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议等资料；

（六）如举办国际会议，需提供上级批准办会文件。

第十二条 与校外单位共同承办会议的，报销时需提供会议预算和合同，会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校原经费账户，不得停留在学校之外。

第十三条 部门举办的会议，原则上应在会议结束 1 个月内及时结账。

第五章 监督与监管

第十四条 项目负责人是会议费的直接责任人，对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。

第十五条 严禁各科研项目组和有关管理部门借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费。

第十六条 会议用餐严格控制菜品种类、数量、份量，严禁提供高档菜肴和香烟，会议用餐不上酒水，国际会议可在会议期间安排一次宴请。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品，不得额外配发洗漱用品。

第十七条 项目负责人应将非涉密的会议名称、主要内容、参会人员、经费开支等情况按要求进行公示。

第十八条 学校纪委（监察专员办公室）、审计部门对各项目会议费管理和使用情况进行监督检查。

学校纪委（监察专员办公室）根据职责加强检查监督，及时发现问题提出整改建议，受理相关举报及需要调查处理的问题，对涉嫌违法的行为移交司法部门。

学校审计部门根据学校工作计划和要求对会议费管理情况实施审计监督。

第六章 附 则

第十九条 本办法自发布之日起执行，原《新2会员管理端10888科研项目会议费管理办法（试行）》（淄职院政办字〔2019〕6号）同时废止。

第二十条 本办法执行过程中，如有上级部门出台最新规定的，按上级部门规定执行。本办法由财务处、科技与规划发展中心负责解释。